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10/27/2008 SRI antes y después de Excel 2007Vaya, más de un año que no he estado por estos lares. Como ahora he estado perfeccionando algunas hojas de cálculo que sirven para la contabilidad tributaria, creo que es esencial que comparta mi experiencia. Definitivamente la última versión de Excel 2007 facilita mucho el trabajo para aquellas microempresas que no tienen una aplicación contable, y llevan su contabilidad general con Excel. Por supuesto, Excel de cualquier versión es una herramienta poderosa para la contabilidad, pero con las nuevas declaraciones en formato XML que uno puede hacer vía Internet, nos vamos a sentir más cómodos con la versión 2007. Es sorprendente que en el mercado local no exista una aplicación contable FÁCIL Y ECONÓMICA para llevar lo básico en una microempresa. O hay para empresas grandes cuyo costo es prohibitivo para PYMES, o hay para empresas pequeñas que únicamente entiende un contador. Así que toca sacarle el jugo al Excel. Agradezcamos que hemos nacido después del invento de la hoja de cálculo. Estoy asombrada que todos los contadores que conozco no tienen idea más que de dos o tres funciones en Excel, cuando hay muchas más que podrían hacerle la vida más fácil. A lo sumo usan el Autofiltro, pero no conocen que una tabla pueden convertirla en una lista. Si usan la función SUMA, pero no SUMA.SI Es por ello que voy a realizar una serie de entregas de cómo uso yo Excel para declarar el impuesto IVA (formulario 104) y la retención en la fuente del impuesto a la renta (formulario 103), tal como lo exige el Servicio de Rentas Internas, SRI, del Ecuador. menteAtenta, Pilar Mueckay 9/13/2006 [XL] Añadir guiones al resto de una celdaAhora que estoy en una nueva aventura empresarial, voy viendo la utilidad de muchas funciones que trae Office en "la vida real", por así decirlo.
PROBLEMA
Realizamos en Excel listas de compras para ser repartidas entre los empleados de nuestra pyme o microempresa, o entre los responsables de área. Hasta mi pocillero tiene su lista de compras. El inconveniente es que la columna donde está el nombre del producto tendrá el ancho del nombre más largo, así que generalmente un nombre tendrá mucho espacio en blanco a su derecha ¿verdad? Pues el problema que teníamos es que no podíamos evitar que escriban en ese espacio en blanco, por más que insistiéramos que la columna para escribir cuántos kilos de lomo de falda necesitan es la columna siguiente.
Conocía de una función similar en Word por los muchos documentos legales que piden una característica que llene de guiones el resto de una celda en blanco, pero ¿en Excel? Primero pensé en poner fondo negro con fuente blanca, después empecé a escribir una macro, pero luego me dije ¿y si existe? Más de una vez Office me ha hecho pasar mal rato luego de horas de quemarme las pestañas para luego enterarme que es una función integrada. Y tenía razón... Sí existe.
SOLUCIÓN
Esto llenará de guiones el resto de la celda. Listo calixto! Desde el sótano con calor. menteAtenta, 7/19/2006 [XL] Ver varios cálculos en la barra de estado de Excel 2007¿Recuerdan en versiones anteriores cuando Excel nos mostraba en su barra de estado el resultado de la suma de las celdas que tengamos seleccionadas? Pues ahora podemos ver varios cálculos al mismo tiempo: Predeterminadamente podemos ver el promedio, el recuento y la suma, como vemos en la imagen siguiente: Pero también podemos añadir máximo, mínimo y recuento numérico (cuenta únicamente las celdas con datos numéricos) sólo haciendo clic derecho sobre la barra de estado en Excel. Por supuesto, esta característica ha sido y sigue siendo útil cuando no queremos o no podemos insertar fórmulas, y deseamos ahorrarnos algunos clics o pasos para ello. menteAtenta, 5/5/2006 [XL] Usar macro para ir a un nombre de rango o de celdaUsar la opción del menú Edición > Ir a, o bien usar las teclas CTRL+i, es sencillo para ir a rangos o celdas específicas.
Pero hay ocasiones en que se necesita una macro para ir directamente a un rango.
1. ALT+F11 para abrir el Editor de Visual Basic Application (VBA)
2. Vemos que en el panel Projects a la izquierda estamos ubicados en la hoja respectiva (si no le hemos puesto nombre a nuestra hoja, veremos que dice "Hoja1 (Hoja1)".
3. Hagamos doble clic sobre esa hoja para abrir la ventana donde vamos a copiar el siguiente código para la macro. "IrDepreciacion" es el nombre que le he puesto a la macro, pero podemos darle el nombre según el contenido de la celda.
===INICIO DE CODIGO===
'"IrDepreciacion" es el nombre de nuestra macro,
'pero podemos darle cualquier nombre acorde a nuestra necesidad. Sub IrDepreciacion() 'Donde dice ("Hoja1") debemos poner el nombre de la hoja 'si es que le hemos dado un nombre. 'Donde dice ("Prueba") debemos poner el nombre del rango o celda 'pmueckay.office@mvps.org Application.Goto Reference:=Worksheets("Hoja1").Range("Prueba"), scroll:=True End Sub ===FIN DE CODIGO===
4. ALT+Q para cerrar y volver a Excel.
5. Guardar el libro. 5/3/2006 [XL] Copiar y pegar se olvida del ancho de las columnasRealmente es frustrante cuando estamos en un archivo XLS, copiamos un grupo de celdas con formato y ancho correctos y lo pegamos en otra hoja para darnos cuenta que no nos respeta el ancho.
menteAtenta, 5/2/2006 [XL] Cómo "desborrar" tablas, hojas, valores de un libro de Excel He recibido esta pregunta de una sobrina y me he quedado pensando porque generalmente se busca cómo recuperar archivos XLS borrados accidentalmente, y lo que me preguntan ahora es algo totalmente diferente. Se pensaría que es más fácil porque queremos recuperar parte del libro Excel y no tooooodo el libro. Pero curiosamente es al revés. Veamos las opciones ordenadas en orden descendente por el grado de probabilidad de recuperación:
menteAtenta, 4/17/2006 [XL/FIFA] Calendario de la Copa Mundial de Fútbol Alemania 2006Comentando sobre cómo agendar las fechas de los partidos del Mundial que posteé meses atrás con importar de un archivo ICS, mi querido MVP SQL Server, Luis María Guayán, mencionó que encontró un excelente archivo XLS de Excely no sólo con las fechas de los partidos del Mundial, sino también con la opción de escoger la zona horaria GMT y ver los horarios de acuerdo a eso, hasta permite ingresar los resultados de cada juego e irá actualizando automáticamente las posiciones. Genial ¿no? Y es multilenguaje.
menteAtenta,
3/14/2006 [XL] Libro de corta vidaAplicable a XL 97/2000/2002/2003
Problema
Este es un problema poco frecuente. Un amigo se percató de que cada vez que abre Excel, un libro blanco llamado Libro1 se abre, pero inmediatamente se cambia a un nuevo libro en blanco llamado Libro2, o bien otro nombre de libro.
Solución
Casi siempre este tipo de problemas al iniciar (start) Excel tiene su origen en la carpeta XLStart. En este caso, por ejemplo, se tiene ese Libro2 guardado en la carpeta XLStart (en un Windows XP o 2003 estará en la carpeta c:\documents and settings\<perfilusuario>\Datos de Programa\Microsoft\Excel\XLStart\. La solución es mover/eliminar ese archivo de la carpeta.
Uso de la carpeta XLStart
Todo lo que esté en esa carpeta XLStart va a abrirse con Excel, pues su objetivo es poder abrir un libro (XLS), una plantilla (XLT) o un archivo de área de trabajo automáticamente cada vez que ejecutamos Excel.
Es posible que encuentre varias carpetas de XLStart, dependiendo de la versión de Excel y de Windows que tenga. Aconsejo buscar en todo el disco duro.
Variante al problema
Al abrir Excel, se abren varios libros ("...se abre un montón de archivoooooos"), esto puede deberse a que accidentalmente se ha definido archivos a abrirse en menú Herramientas > Opciones > "solapa General" > "Al Inicio Abrir Todos Los Archivos En"; si éste es el caso, bastará con eliminar esos archivos de ese campo.
Más información sobre este tema:
menteAtenta, 2/28/2006 [XL] Cuáles son los "excels" vía web.(Y, sí, estoy usando expresamente la palabra como un genérico; ése es el poder de una marca sobre el habla)
Veamos cuáles son las hojas de cálculo que se pueden usar a través de un navegador; esto es, que nos permite manejar, calcular y compartir nuestros datos con cualquiera que tenga una PC y esté en línea (online)
ALGUNAS OFERTAS
NumSum es de una sencillez; su registro gratuito. Fue la primera oferta de este tipo.
iRows tiene la mejor UI (interfaz de usuario); puede importar archivos CSV y XLS, exportar a HTML; registro gratis y no requiere instalar nada, sólo tener su navegador, cualquiera que éste sea.
Numbler ofrece una sintaxis de fórmulas igual a la de Excel. Y es la única herramienta que aconseja no usarla para nada importante ni crítico.
ESCENARIOS DE APLICACIÓN
Se me ocurre para personas que no tienen una PC propia o tienen una Mac, pero ambos deben trabajar con alguien más en una hoja de cálculo.
Muchos escenarios para una PYME: Administrar proyectos en equipo, mantener registros grupales, planificación de eventos, seguimiento de membresías. La idea es tener una hoja de cálculo visible y editable para un grupo (que pueden estar en diferentes sitios, ciudades, países, regiones o continentes) que visita un website. Cualquier actividad de colaboración eventual. Ojo, que digo eventual.
LIMITACIONES
Evidentemente estas herramientas de web son aplicaciones individuales y separadas que no pueden integrarse con aplicaciones para actividades dedicadas al "cliente interno" de una empresa, o lo que en inglés se llama "back office", como los departamentos de IT, contabilidad, recursos humanos (esto se usa en oposición a las actividades dedicadas al cliente externo, o "front office", como los departamentos de servicio al cliente, ventas). Para usar la información una y otra vez en sistemas CRM, ERP o SCM, se necesitaría suites como Microsoft Office System, Corel Suite, etc., ya que su poder consiste en su diseño para estos escenarios más complejos de colaboración.
Las empresas cada vez más quieren controlar su información. Guardar información financiera de la compañía en NumSum
no es una idea recomendada por nadie.
POTENCIAL
Evidentemente la única ventaja de estas aplicaciones web de productividad (y no me refiero a que sean "cool", que de hecho lo son) sería la disponibilidad desde cualquier sitio, cualquier PC, cualquier dispositivo. Si pudiéramos eliminar y corregir las limitaciones ¿qué obtendríamos?.... pues ni más ni menos que lo que ya he comentado en blogs atrás: Office Live :-)
menteAtenta, 2/23/2006 [XL] Ok, ya sé dónde se guardan las macros. Pero ¿hay una forma más fácil para ejecutarlas?Confieso que esto no me lo ha preguntado nadie. Fui yo. Vaya a saber por qué una va un paso más allá.
Ya sabemos que las macros se pueden ejecutar desde el menú Herramientas > Macros, o bien con un método abreviado, si así lo hemos definido al guardar la macro. Pero la mejor manera sería si pudiéramos ejecutar una macro simplemente haciendo clic en un botón en nuestra barra de herramientas. ¡Una barra de herramientas que contenga nuestras macros!
¿Qué hacemos?
A partir de ahora puede personalizar la barra con el mismo menú emergente que vimos al hacer clic derecho sobre el botón. Por supuesto, debe estar en modo "Personalizar" para editar ésta y cualquier barra de herramientas.
Ahora bien, si Ud. borra la macro, tendrá que borrar manualmente el botón al que asignó esa macro. Si quiere borrar toda la barra sólo tiene que volver a entrar a Herramientas > Personalizar. Pero tenga cuidado porque si borra accidentalmente cualquier barra de Excel del juego predeterminado de barras, la única salida es reinstalando Excel.
Hasta la próxima!
menteAtenta, [XL] ¿Dónde se guardan las macros?He recibido una llamada con esta pregunta y como ya la han buscado los lectores en mi blog hoy voy a contestarla.
¿Qué es una macro?
Es un programilla en Visual Basic Application (VBA) que automatiza tareas repetitivas en Access, Excel, Outlook, Word, PowerPoint, etc. como cambiar de formato, calcular, guardar, etc. Su objetivo es hacernos la vida fácil ahorrándonos acciones repetitivas, permitirnos hacerlas sin errores y más eficientes. Estrictamente son comandos y funciones guardadas en un módulo, que a su vez se guarda -en el caso de Excel- en un libro.
<Digresión> ¿Sabía Ud. que el primer lenguaje usado para macros en Excel se llamaba XLM (lenguaje de macros de Excel 4)? No confundirlo con XML </Digresión>
¿Dónde se puede guardar una macro?
No hay dos aplicaciones de Office que maneje de forma igual las macros. En el caso de Excel, las macros se salvan en cuatro sitios de dos tipos: libros y plantillas.
Listo... calixto!
menteAtenta, 2/17/2006 [XL] Precisión limite hasta 15 dígitos - O por qué al pegar datos los pone en formato exponencialTodo esto a raíz de un comentario de un colega Salvador Ramos, [MVP SQL Server] ES, en un foro privado de MVPs.
Al usar Query Analizer, una herramienta para presentar datos SQL Server en una rejilla, mi amigo Salvador copiaba y pegaba dichos datos en una hoja de cálculo de Excel, pero observaba que los datos alfanuméricos de 16 dígitos numéricos se pegaban en forma exponencial y aunque luego cambiaba el formato de la celda a "texto", la información se truncaba.
Como varios MVPs piensan mejor que uno, entre KL y Marcelo Colla, [MVP SQL Server] BR, se llegó a un rodeo, que no es una solución 100%, pero es una solución al fin al cabo
RODEO
1) Dar formato de texto a la(s) celda(s) donde vas a pegar la info.
2) Luego, NO SE DEBE hacer un Pegar (Paste) simple, sino Pegado especial ¿cómo? Clic derecho, seleccinar "Pegado Especial" del menú emergente, y de la ventana siguiente seleccionar "Texto".
Y listo... calixto!
ACLARACIÓN: Si seleccionamos "Pegar" así, sin más (CTRL-V), Excel vuelve a interpretar que lo que está en el Clipboard es un número y obviará el formato que le hemos dado. Y no, tampoco funcionaría si sólo seleccionamos "Pegado especial" y "Texto" sin formatear previamente como texto la celda, porque otra vez Excel piensa por sí solo, y cree que te has equivocado y pegará como número. menteAtenta, 2/11/2006 [XL] Calcular Mora y Multa en declaración de IVA para el SRI
Acabo de añadir a la lista "Vídeos - Minicasts" un nuevo vídeo para usar Excel cuando queremos calcular tanto el pago de mora como el pago de multa cuando declaramos el impuesto del IVA mensual a destiempo.
Es un caso estrictamente para Ecuador, según las indicaciones del Servicio de Rentas Internas (SRI), pero vale la explicación de cómo crear las fórmulas en una hoja de cálculo tanto el interés por mora como el porcentaje por multa de acuerdo al impuesto que estamos declarando del IVA (Impuesto al Valor Agregado), según los cuatro escenarios posibles. Para ello utilizamos las funciones SI(), e Y().
Pueden bajar el archivo XLS con las fórmulas.
menteAtenta,
P.S. No. No hago bromas en este minicast. Nunca bromeo con los impuestos :-) 2/4/2006 [XL] ¿Por qué un libro pide guardar cuando no se han hecho cambios?Ésta es una pregunta que Rafael Andrada, colega MVP Access, mejor conocido "en el bajo mundo" como McPegasus me ha hecho por email.
Partamos de un hecho: Siempre hay un cambio y por eso Excel sabiamente pregunta si se quiere guardar. Lo que pasa es que detrás de bastidores ha ocurrido un asesinat... digo, un cálculo en secreto.
Ahora, la pregunta del millón es ¿quién o mejor dicho qué ha provocado "ese crimen"?
Tenemos 4 sospechosos:
¡Y resuelto el misterio! menteCalculada, 2/1/2006 [XL & VISIO] Cómo crear un organigrama en un 2x3He añadido un nuevo vídeo a la lista Vïdeos - MiniCasts en el que explico Cómo crear organigramas automáticamente sólo teniendo previamente una lista con los nombres y cargos en un archivo .XLS de MS Office.
Fue usado internamente en mi trabajo, así que disculpen que hable de fincas y otros tópicos, pero vale la intención de mostrar una de las características más divertidas y nuevas de MS Visio.
menteAtenta, 5/19/2005 [Excel] No todo es serio en una hoja de cálculoDisfruten estas tiras cómicas de Illiad en UserFriendly.org sobre Excel. Tarjeta de vídeo y BixExpo [Excel] Ellen Feiss usa ExcelLa empresa Apple lanzó una serie de publicidades de personas que se pasaron de PC a Apple. Y Ellen Feiss fue una de esas publicidades. Esta imagen es una parodia con una hoja de cálculo de Excel. La he añadido al album "Reírse es bueno para la salud, pero reírse de uno mismo es bueno para el alma". Hasta la próxima, ByA. |
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